För myndigheter

Värmlandsarkiv tar emot, vårdar, tillhandahåller och tillgängliggör arkiv från statliga myndigheter i Värmlands län. Vår huvuduppgift är att se till att vårt gemensamma kulturarv bevaras och är tillgängligt för allmänheten.

När det gäller rådgivning i arkivfrågor och tillsyn av arkiv hos statliga myndigheter i Värmlands län hänvisar vi till Riksarkivet.

Om tillsyn och rådgivning på Riksarkivets webbplats

Sök efter Riksarkivets föreskrifter

Riksarkivets föreskrifter ges ut i två serier; en för generella föreskrifter som gäller för alla statliga myndigheter (RA-FS) och en för myndighetsspecifika föreskrifter (RA-MS) som avser en statlig myndighet eller en grupp av myndigheter.

Sök efter RA-FS

Sök efter RA-MS

Leverera statliga arkiv

Att leverera arkiv innebär att fysiskt och juridiskt överföra handlingar till en arkivmyndighet. Regionala/lokala myndigheter samt Svenska kyrkan i Värmland levererar till Värmlandsarkiv som också svarar på leveransfrågor.

När en myndighet levererar arkiv till Värmlandsarkiv följer leveransen ett visst antal steg:

  1. Riktlinjer för leveranser

    För att vi ska ta emot leveranser av arkivhandlingar måste vissa krav vara uppfyllda. 

    Om regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv på Riksarkivets webbplats

  2. Leveransframställan 

    När kriterierna för leverans är uppfyllda skickas en leveransframställan till Värmlandsarkiv. 

    Se mall för leveransframställan på Riksarkivets webbplats

  1. Prövning 

    Efter mottagen leveransframställan gör Värmlandsarkiv en prövning som leder till bifall eller avslag på framställan.

  1. Kontroll 

    Vanligen gör Värmlandsarkiv sedan ett besök hos myndigheten för att kontrollera att handlingarna är i godtagbart skick för leverans.

  1. Överenskommelse 

    Innan den fysiska leveransen tecknas en överenskommelse mellan Värmlandsarkiv och den levererande myndigheten där villkor och kostnader specificeras. Vanligen delas kostnaderna i mottagningsavgifter och bevarandeavgifter. Om materialet inte är i överenskommet skick eller i enlighet med kraven i gällande föreskrifter tas en tilläggsavgift ut. 

    Om avgifter för leveranser på Riksarkivets webbplats

Utdrag ur Riksarkivets riktlinjer för övertagande av arkiv från statliga myndigheter

  • Leveranser bör inte innehålla handlingar yngre än 10 år. Leveranser med handlingar 10-20 år gamla övervägs särskilt noga med hänsyn till frekvens, sekretesstyngd och andra handläggningsfrågor. 
  • Leverans från en och samma arkivbildare bör inte ske tätare än vart tionde år vad gäller pappershandlingar. Digitalt material bedöms utifrån egna, specifika förutsättningar. 
  • Om inte hela arkivet överlämnas, bör leveransen omfatta en klart avgränsad del inom en så naturlig tidsram som möjligt. Leveranser bör normalt inte bestå av enstaka handlingsslag eller fysiska volymer, såvida inte dessa utgör hela arkivet. 
  • Tillhörande sökmedel i form av befintliga diarier och register (analoga eller digitala) ska alltid ingå. Om sökmedel är digitalt, ska det i samband med leverans framställas en version av levererande myndighet som kan användas för arkivmyndighetens återsökningar.

Sidan uppdaterades den 21 oktober, 2015